Kas ERP-i tuleks kohandada ettevõtte järgi või ettevõtet ERP-i järgi?
See on küsimus, millega puutume oma igapäevatöös üsna sageli kokku.
Ühelt poolt peaks tarkvara toetama ettevõtte äriprotsesse ja arvestama selle eripäradega. Teisalt ei tähenda see, et kõik senised töövõtted tuleks üks ühele uude süsteemi üle viia.
Siin mängib oma rolli ka üks väga inimlik tegur: hirm muutuste ees.
Kui inimesed on aastaid harjunud kindlal viisil töötama, võib uue süsteemi kasutuselevõtt tekitada ebakindlust. Tuttavad töövõtted tunduvad turvalised, isegi kui need ei ole alati kõige efektiivsemad.
Ühes meie hiljutises tootmisettevõtte juurutuses tuli esmalt lahti harutada üsna keeruline tootmisloogika. Mitmekihilised retseptid, pea- ja pooltooted, erinevad tootmisoperatsioonid. Esmapilgul palju keerukust, mida kõike pidi uus süsteem suutma hallata.
Aga kui kogu tootmisprotsess oli koos kliendiga samm-sammult läbi mõeldud, selgus, et eriarendusi polegi sisuliselt vaja. Odoo standardfunktsionaalsusest piisas. Ettevõte sai parema ülevaate oma tootmisest ja kuludest ning juurutus valmis isegi väiksema eelarvega kui algselt planeeritud.
Teise näite puhul poleks samasugune lähenemine töötanud.
Ettevõtte tootmine käis projektipõhiselt, ilma tavapäraste tootekooslusteta ehk BOM-ideta. Tootmise juhtimiseks mõeldud standardmooduli kasutamine oleks eeldanud hoopis teistsugust tööloogikat. Selle asemel lõime erilahenduse, mis seob projektid, materjalide liikumise ja tootmisega seotud info üheks tervikuks. Eesmärk oli saada lahti olukorrast, kus suur osa vajalikust infost paiknes mahukates Exceli tabelites.
Ja just selle projekti juures tuli välja veel üks huvitav asjaolu. Osa töötajaid oli alguses uuele süsteemile kategooriliselt vastu.
See on mõistetav. Kui oled aastaid ühtemoodi töötanud, ei pruugi uus süsteem esialgu tunduda millegi muu kui järjekordse tüütu muutusena, millega harjuda.
Aga kui selgub, et seniste mahukate Exceli tabelite asemel saab vajalikku infot hallata ühes süsteemis ning seeläbi muutub igapäevane töö lihtsamaks, hakkab ka uue lahenduse väärtus paremini välja paistma.
Lõppude lõpuks ei soovi ju töötajadki teha tarbetut käsitööd, sisestada samu andmeid mitmesse kohta või kulutada aega info otsimisele.
Efektiivsemad tööprotsessid ei ole ainult ettevõtte juhtkonna huvides. Neist võidavad ka inimesed, kes nende protsessidega iga päev töötavad.
See tuletab meelde, et ERP-juurutuses ei ole küsimus ainult tehnoloogias. Muutused puudutavad inimesi, nende harjumusi ja igapäevast tööd. Need kogemused näitavad, et ERP-juurutuses ei ole küsimus ainult tehnoloogias.
Kõiki ettevõtte eripärasid ei pea tarkvaras säilitama. Aga kõiki eripärasid ei tohiks ka standardiseerimise nimel kaotada. Mõnikord on õige kohandada tarkvara, mõnikord ettevõtte tööprotsesse. Oluline on osata eristada tegelikke ärivajadusi harjumuspärastest töövõtetest.
Muutustega on lihtsam kaasa tulla, kui inimesed mõistavad, miks neid muutusi tehakse ja kuidas need nende igapäevatööd lihtsustavad.