Ostu- ja hankeprotsess Odoos

Ostmine on paljude ärimudelite kõige probleemsem etapp või nõrgem lüli, olgu tegemist siis kaupade, töö või teenuste sisseostuga. Klassikaline väljakutse seisneb selles, et tuleb minimeerida kaupade ja materjalide ladustamiskulud, ja tagada ettevõtte likviidsus, kuid samal ajal tagada toodete ja materjalide kättesaadavus, et ei tekiks viivitusi tootmises või tarnimises.

Seda ja paljusid teisi kaasaegseid hankeprotsessi väljakutseid aitab lisaks äritarkusele lahendada tarkvara.

Odoo puhul on selleks ostu- või ostujuhtimise moodul, inglise keeles lihtsalt Purchase.

Nagu ka kõiki teisi mooduleid, iseloomustab ka seda kaks peamist omadust: ühelt poolt võimas ja teiselt poolt lihtne.

Odooga saab hallata hõlpsalt nii hankimise, tellimise kui kulude analüüsi protsesse igat tüüpi kulude jaoks - nii otseste ja kaudsete materjalide kui ka teenuste jaoks - kõike ühest kohast.

Odoo ostujuhtimise tööriista peamised eelised on:

lattu saabumise protsessi kiirendamine
maksete ja arvete automaatne loomine
tulevaste kulude parem planeerimine
hangete läbipaistvus
riskide vähendamine

Ja loomulikult - nagu ka kõigi teiste moodulite puhul - automaatne liidestus äri kõigi teiste funktsioonidega - turundus, müük, raamatupidamine, ladu, ostukohad jne.

Automatiseeritud ostuprotsess

Tänu täielikult integreeritud lahendusele on Odoos ostuprotsessid võimalik väga suurel määral automatiseerida.

Keskne funktsioon ostumoodulis on ostutaotlus. Kui ladu ja ostureeglid on seadistatud, siis tekitab Odoo ostutaotlusi taastellimise reeglite alusel ise. Näiteks kui mingi kaup saab laos otsa, tellib Odoo reeglites määratud tingimustele vastavalt kaupa juurde.

Reeglitega saate määrata näiteks minimaalse ja maksimaalse varude taseme ladudes, minimaalse koguse asukoha või tarnija kohta, logistikareeglid. Ostud saab seadistada automaatseks ka sõltuvalt müügist, prognoositavatest tootmistellimustest või muudest parameetritest.

Iga toote jaoks saab seadistada erinevad reeglid sõltuvalt teie müügi-, tootmise või tarnestrateegiast.

Ostuprotsess Odoos

Selles blogipostituses demonstreerime ainult mõningaid sissevaateid manuaalsesse ostuprotsessi ja ei süvene süsteemi kõigisse nüanssidesse, Odoo tegelikud võimalused on võrratult avaramad.

Mõned sissevaated

Ostutaotlus on ostuprotsessis oluline dokument, kuna annab teavet üksikute osakondade vajaduste kohta ning võimaldab hankimist planeerida ja eelarve täitmist kavandada.

Siin täidad ära, mida peab ostma, kui palju, kes esitab taotluse, kes peab selle heaks kiitma, tarne kuupäeva jne.

Hinda pole siin muidugi veel näidatud, kuna seda lihtsalt ei teata veel.

Kuid spetsifikatsiooni väljale saad soovi korral kirjutada toodete ligikaudse maksumuse.

Loodud ostutaotluste põhjal saad edasi luua pakkumismenetluse, mis algab pakkumiskutsest (RFQ).

Pakkumiskutse (Request for Quotation)

RFQ ja pakkumismenetluste kasutamise üks eeliseid on tarnijate vahel loodud konkurents.

Täpsustad süsteemis selgelt ära oma vajadused, saadad need otse süsteemist tarnijatele ja igaüks esitab oma parimad hinnad (või teenused).

Veel üks eelis on see, et saad koostada nimekirja tarnijatest, kes on esitanud pakkumisi, isegi kui nüüd need pakkumised teile täielikult ei sobi. Kui valitud tarnija ei suuda teie tellimust täita, on teil juba nimekiri alternatiivsetest tarnijatest, kellega saad vajadusel kiiresti ühendust võtta.

RFQ (A request for quote) sisaldab tavaliselt enamat kui toote või teenuse hinna küsimist: sageli nõutakse ka tarnijatelt teabe tasumistingimuste, kauba kvaliteeditaseme või lepingu mahu kohta.

Parima hinna ja kvaliteedi suhte saamiseks sisaldab RFQ sageli kaupade või teenuste spetsifikatsioone, et veenduda, et kõik tarnijad teevad sama toote või teenuse pakkumist.

Reeglina peavad tarnijad päringule vastama kindlaksmääratud kuupäeval ja kellaajal. Odoo toetab kõiki selliseid võimalusi.

Uue tarnija sisestamine

Selles aknas saate sisestada tarnija nime, kuupäeva, täpsustada hinnakirja ja sisestada teabe toote kohta.

Kui teil on juba varasemalt tarnija sisestatud, siis paljud lahtrid täidab Odoo automaatselt. Kuid vajadusel saad neid andmeid muuta. Samuti täidetakse automaatselt tarnija hinnakirjast ka kauba hind. See tähendab, et sisestatakse kõik kauba ostmiseks vajalikud andmed, mis on teatud aja jooksul märgitud lepingus või tarnijaga suuliselt sõlmitud lepingus.

Toote valik

Toote valimisel täidab Odoo automaatselt toote vormi väljad:

Kauba mõõtühik, mis valitakse kaardi "tooted" mõõtühiku välja alt;
Kauba kirjeldus tarnija keeles;
Planeeritud kuupäev, mis arvutatakse alates tellimuse kuupäevast ja tarnija poolt kohaletoimetamise ajast (tarnitud kaupadele)
Kaubaühiku hind (automaatselt tarnija hinnakirjast)
Maksud, mida on kirjeldatud tootekaardil ja vastaspoole kaardil, sõltuvalt maksuseadetes ette nähtud reeglitele.

Ühtki asja ei pea topelt sisestama või kusagilt näpuga järge ajama.

(Selle eelduseks siis, et toodete detailid on eelnevalt süsteemi sisestatud).

Pärast “Hinnapäringu” kinnitamist (corfirm order) muutub see automaatselt ostutellimuseks, mis on juba aluseks kauba lattu saatmisele ja tarnijalt arve saamisele.

Ostutellimus

Viimane vaade ja dokument pakuvad juba huvi ka ettevõtte raamatupidamisosakonnale, sest see on automaatselt aluseks tarnija arve tasumiseks ja kauba lattu saatmiseks.

Ostutellimus aitab ettevõttel saada igat tüüpi ostudest täielikku läbipaistvat pilti ja paremini kavandada edasisi tarneid, laoseisu ja makseid, kuna kõik ostud toimuvad elektroonilise dokumendihalduse kaudu.

Ostutellimuse saab aga teha süsteemist muidugi ka eelnevaid protsesse läbi tegemata.

Kauba vastuvõtmine

Tellimuse kinnitamisel genereerib Odoo automaatselt lattu ülekandmise dokumendi. (Klõpsa vasakus ülanurgas oleval nupul "Kaupade ja materjalide vastuvõtmine" või paremas ülanurgas asuval nupul "Saadetised"). Klõpsamisel avaneb juba lao dokument.

Analüütika (Reporting)

Menüüpunkti alt Reporting saab hõlpsalt luua erinevaid graafikuid ja väljavõtteid, mis aitavad veelgi efektiivsemalt järgmisi hankeid ja oste planeerida.