Ostmine on
paljude ärimudelite kõige probleemsem
etapp või nõrgem lüli, olgu tegemist siis kaupade, töö või teenuste sisseostuga. Klassikaline
väljakutse seisneb selles, et tuleb minimeerida kaupade ja materjalide
ladustamiskulud, ja tagada ettevõtte
likviidsus, kuid samal ajal tagada
toodete ja materjalide kättesaadavus, et ei tekiks viivitusi tootmises või tarnimises.
Seda ja paljusid
teisi kaasaegseid hankeprotsessi väljakutseid aitab lisaks äritarkusele
lahendada tarkvara.
Odoo puhul on selleks ostu- või ostujuhtimise moodul, inglise keeles lihtsalt Purchase.
Nagu ka kõiki
teisi mooduleid, iseloomustab ka seda kaks peamist omadust: ühelt poolt võimas ja teiselt poolt lihtne.
Odooga saab hallata hõlpsalt nii hankimise, tellimise kui kulude analüüsi protsesse igat tüüpi kulude jaoks - nii otseste ja kaudsete materjalide kui ka teenuste jaoks - kõike ühest kohast.
Odoo
ostujuhtimise tööriista peamised
eelised on:
lattu saabumise protsessi kiirendamine
maksete ja arvete automaatne loomine
tulevaste kulude parem planeerimine
hangete läbipaistvus
riskide vähendamine
Ja loomulikult - nagu ka kõigi teiste moodulite puhul - automaatne liidestus äri kõigi teiste funktsioonidega - turundus, müük, raamatupidamine, ladu, ostukohad jne.
Automatiseeritud ostuprotsess
Tänu täielikult integreeritud lahendusele on Odoos ostuprotsessid võimalik väga suurel määral automatiseerida.
Keskne funktsioon ostumoodulis on ostutaotlus. Kui ladu ja ostureeglid on seadistatud, siis tekitab Odoo ostutaotlusi taastellimise reeglite alusel ise. Näiteks kui mingi kaup saab laos otsa, tellib Odoo reeglites määratud tingimustele vastavalt kaupa juurde.
Reeglitega saate määrata näiteks minimaalse ja maksimaalse varude taseme ladudes, minimaalse koguse asukoha või tarnija kohta, logistikareeglid. Ostud saab seadistada automaatseks ka sõltuvalt müügist, prognoositavatest tootmistellimustest või muudest parameetritest.
Iga toote jaoks saab seadistada erinevad reeglid sõltuvalt teie müügi-, tootmise või tarnestrateegiast.
Ostuprotsess Odoos
Selles blogipostituses demonstreerime ainult mõningaid sissevaateid manuaalsesse ostuprotsessi ja ei süvene süsteemi kõigisse nüanssidesse, Odoo tegelikud võimalused on võrratult avaramad.
Mõned sissevaated
Ostutaotlus on ostuprotsessis oluline dokument, kuna annab teavet üksikute osakondade
vajaduste kohta ning võimaldab hankimist
planeerida ja eelarve täitmist kavandada.
Siin täidad ära,
mida peab ostma, kui palju, kes esitab taotluse, kes peab selle heaks kiitma,
tarne kuupäeva jne.
Hinda pole siin muidugi veel näidatud,
kuna seda lihtsalt ei teata veel.
Kuid spetsifikatsiooni väljale saad soovi korral kirjutada toodete ligikaudse maksumuse.
Loodud ostutaotluste põhjal saad edasi luua pakkumismenetluse, mis algab pakkumiskutsest (RFQ).
Pakkumiskutse (Request for Quotation)
RFQ ja pakkumismenetluste kasutamise üks eeliseid on tarnijate vahel loodud
konkurents.
Täpsustad süsteemis selgelt ära oma vajadused, saadad need otse süsteemist tarnijatele ja igaüks esitab oma
parimad hinnad (või teenused).
Veel üks eelis on see, et saad koostada
nimekirja tarnijatest, kes on esitanud pakkumisi, isegi kui nüüd
need pakkumised teile täielikult ei sobi. Kui
valitud tarnija ei suuda teie tellimust täita, on teil juba nimekiri
alternatiivsetest tarnijatest, kellega saad vajadusel kiiresti ühendust võtta.
RFQ (A request for quote) sisaldab tavaliselt enamat kui toote või teenuse hinna
küsimist: sageli nõutakse ka tarnijatelt teabe tasumistingimuste, kauba
kvaliteeditaseme või lepingu mahu kohta.
Parima hinna ja
kvaliteedi suhte saamiseks sisaldab RFQ sageli kaupade või teenuste
spetsifikatsioone, et veenduda, et kõik tarnijad teevad sama toote või teenuse
pakkumist.
Reeglina peavad tarnijad päringule vastama kindlaksmääratud
kuupäeval ja kellaajal. Odoo toetab kõiki selliseid võimalusi.
Uue tarnija sisestamine
Selles aknas saate sisestada tarnija nime, kuupäeva,
täpsustada hinnakirja ja sisestada teabe toote kohta.
Kui teil on juba varasemalt tarnija sisestatud, siis paljud lahtrid
täidab Odoo automaatselt.
Kuid vajadusel saad neid andmeid muuta. Samuti täidetakse automaatselt tarnija hinnakirjast ka kauba
hind. See tähendab, et sisestatakse kõik kauba ostmiseks vajalikud andmed, mis
on teatud aja jooksul märgitud lepingus või tarnijaga suuliselt sõlmitud
lepingus.
Toote valik
Toote valimisel täidab Odoo automaatselt toote vormi väljad:
Kauba mõõtühik, mis valitakse kaardi "tooted"
mõõtühiku välja alt;
Kauba kirjeldus tarnija keeles;
Planeeritud kuupäev, mis arvutatakse alates tellimuse kuupäevast
ja tarnija poolt kohaletoimetamise ajast (tarnitud kaupadele)
Kaubaühiku hind (automaatselt tarnija
hinnakirjast)
Maksud, mida on kirjeldatud tootekaardil ja vastaspoole
kaardil, sõltuvalt maksuseadetes ette nähtud reeglitele.
Ühtki asja ei pea topelt sisestama või kusagilt näpuga järge ajama.
(Selle eelduseks siis, et toodete detailid on eelnevalt süsteemi sisestatud).
Pärast “Hinnapäringu” kinnitamist (corfirm order) muutub see automaatselt
ostutellimuseks, mis on juba aluseks kauba lattu saatmisele ja tarnijalt arve saamisele.
Ostutellimus
Viimane vaade ja dokument pakuvad juba
huvi ka ettevõtte raamatupidamisosakonnale, sest see on automaatselt aluseks tarnija
arve tasumiseks ja kauba lattu saatmiseks.
Ostutellimus aitab ettevõttel saada igat tüüpi ostudest
täielikku läbipaistvat pilti ja paremini kavandada edasisi tarneid, laoseisu ja
makseid, kuna kõik ostud toimuvad elektroonilise dokumendihalduse kaudu.
Ostutellimuse
saab aga teha süsteemist muidugi ka eelnevaid protsesse läbi tegemata.
Kauba vastuvõtmine
Tellimuse kinnitamisel genereerib Odoo automaatselt lattu
ülekandmise dokumendi. (Klõpsa vasakus ülanurgas
oleval nupul "Kaupade ja materjalide vastuvõtmine" või paremas
ülanurgas asuval nupul "Saadetised"). Klõpsamisel avaneb juba lao dokument.
Analüütika (Reporting)
Menüüpunkti alt Reporting saab hõlpsalt luua erinevaid graafikuid ja väljavõtteid, mis aitavad veelgi efektiivsemalt järgmisi hankeid ja oste planeerida.
Kirjuta kommentaar