Klassikaline tasuvusarvutuse loogika on lihtne. Kulutan x eurot ja määratud aja jooksul saan vastutasuks y eurot. Kui y on suurem kui x ja y taastamiseks kuluv aeg on mõistlik, siis peetakse investeeringut tasuvaks.

Teisisõnu. Määrame kindlaks, millised on projektiga kaasnevad kulud, selgitame välja, kui suur on tootlus ja kui kaua võtab meie investeeringu taastamine aega. 

NÄIDE

Kui ühe inimese tööaeg läheb tegevusele, mille võiks ära teha tarkvara, mis maksab 30 000 eurot, siis tasuks see end ilmselt ära umbes aasta ajaga. Tundub mõistlik investeering.

 

NÄIDE

Kui mingi käsitsi tehtav tegevus maksab 100 eurot kuus tööjõukuludena ja soovite osta 10 000 eurot maksva tarkvara, mis automatiseeriks selle ülesande, oleks tasuvusaeg ca 10 aastat. See ei pruugi olla kõige targem investeering.

 

Paljude jaoks on lihtsaim mõelda ajas, mille jooksul investeering end ära tasub või annab positiivse tulu. Tavaliselt valivad ettevõtted investeeringu, mis lubab kiiremat tasuvust. Kuid see otsus ei ole mitte alati parim. Näiteks võib ka kümne aasta peale kavandatud projekt kulud ühe aasta pärast "tagasi teenida", kuid järgmiste aastate ootamatute kulutuste tõttu osutuda võrreldes mõne teise võimaliku lahendusega kehvaks valikuks.

 

Kuna ERP ehk integreeritud äritarkvara hõlmab äri kõike funktsioone, ning iga ettevõte on erinev, on selle tasuvusarvutus keerulisem.

Kulutusi ja loodetud kasusid võrreldes võivad olla abiks järgmised sammud.

 

1. Määrake tarkvara eeldatav kasulik eluiga 

Kulude ja tulude arvutamiseks tuleks esmalt määrata, kui kaua tarkvara soovite kasutada.

Tarkvara areng on kiire, seega rohkem kui 10 aastat kasutusiga on ebareaalne. Pidevalt uuenevad rakendused on märkimisväärselt madalama investeerimisriskiga.

2. Arvutage välja otsene kulu ehk tarkvaraga kaasnev kogu omamiskulu 

Kogu omamiskulu tähendab tarkvara kasutamise kulusid selle kogu elutsükli jooksul.

 

Omandamisetapp

Ressursid valikuprotsessi jaoks (nt konsultandi kulud, töötajate kohtumised), litsentside ja riistvara ostmiseks (ostulitsentsideks ja / või kohapealseks kasutamiseks), juurutamiseks, liidesteks, kohandamiseks, testimiseks jne.

 

Kasutusfaas

Tarkvaralitsentsid, hostimine (pilvekulud), hooldus, uuendamine, tugi, koolitus, vigade parandamine jne.

 

Asendusfaas

Kulud, mis tekivad pärast tarkvara peatamist (nt andmete migreerimine uude süsteemi)

Erinevate tarkvaralahenduste võrdlemisel saab kiiresti selgeks, et kogu elutsükli jooksul on kasutusfaasi kulud märkimisväärsemad, kui enamik inimesi arvab. Arvutamisel võtke arvesse ka kaudseid kulusid, mis võivad põhjustada tootlikkuse langust, nt. seisakuid, aeglast töötlemiskiirust või kasutatavust.

 

3. Arvutage välja kaudsed kulud 

Siia alla lähevad tüüpiliselt näiteks inimeste palgad, üldkulud ja hüved.

ERPi kasutusele võttes on kasulik arvutada kõigi töötajate tunnihind. Paljud ettevõtted lähtuvad arusaamast, et töötajad on üldkulud, millele ei leidu alternatiivi. Sageli leidub. Igast töötajast tuleks mõelda kui mõõdetavast kulust, mille väärtus on x eurot tunnis.

 

NÄIDE

Noorem spetsialist teenib aastas 24000 eurot, millele lisandub 10% lisatasusid ja hüvesid. Töötaja töötab 40 tundi nädalas ehk 2000 tundi aastas. Tööandja kulu on 3618 eurot kuus. Tema tunnitasu ettevõtja jaoks on siis 22,6 eurot tunnis. Kui nüüd see 22,6 eurose tasuga töötaja kulutab 10 tundi kuus mingite andmete ja aruannete kokku panemisele ja edastamisele, siis on selle ülesande maksumus 226 eurot kuus. Selle põhjal on võimalik hinnata, kas selle ülesande automatiseerimine tasuks end ära või mitte.

 

4. Pange kirja võimalikud varjatud kulud 

Varjatud kuludena võiks kirja panna võimalikud eksimuste- ja turvariskid.  

N: Küberrünnak

 

5. Pange kirja ka mittemateriaalne kasu  

Vara tootlus on mõõdetav kasu, mida saab kvantifitseerida.

 

N: tarbetute varude vähendamine, personali või tehaste parem planeerimine, vähem tagasilükkamisi ja täiustatud tootmine.

 

Tehke lihtsaid arvutusi 

Näiteks:

Mida tähendaks laoseisu vähenemine keskmiselt 20 protsenti koos tellimuste täitmise aastase suurenemisega 20 protsenti?

 

Lisaks kvantifitseeritavatele aspektidele pakub ERP-süsteem mitmeid immateriaalseid eeliseid, mis pole rahalise kasumina hõlpsasti tuvastatavad. Ka immateriaalne kasu on oluline, kuid seda on keerulisem arvutada. Neid (enamasti) ei kirjeldata otse rahalises väärtuses, kuid tulemus on paranemine keskmises ja pikas perspektiivis.

 

N: parem klienditeenindus, sujuv raamatupidamine, vähem vigu, selgemad äriprotsessid, rahulolevad töötajad, juhtide väiksem stress ja andmepõhised otsused.

 

Kas peale neid arvutusi saab adekvaatselt välja arvutada kulude kokkuhoiu?

Jah, teatud osa küll.

Aga ERPi puhul lihtsalt on väga palju rahanumbrisse mitte pandavat kasu. Ja varem või hiljem väljendub see ka käibe ja kasumi suurenemises.

Loe lisaks: Kuidas Odoo end ära tasub?