Klassikaline
tasuvusarvutuse loogika on lihtne. Kulutan x eurot ja määratud aja jooksul saan
vastutasuks y eurot. Kui y on suurem kui x ja y taastamiseks kuluv aeg on
mõistlik, siis peetakse investeeringut tasuvaks.
Teisisõnu. Määrame
kindlaks, millised on projektiga kaasnevad kulud, selgitame välja, kui suur on tootlus
ja kui kaua võtab meie investeeringu taastamine aega.
NÄIDE
Kui ühe inimese
tööaeg läheb tegevusele, mille võiks ära teha tarkvara, mis maksab 30 000
eurot, siis tasuks see end ilmselt ära umbes aasta ajaga. Tundub mõistlik
investeering.
NÄIDE
Kui mingi käsitsi
tehtav tegevus maksab 100 eurot kuus tööjõukuludena ja soovite osta 10 000
eurot maksva tarkvara, mis automatiseeriks selle ülesande, oleks tasuvusaeg ca 10
aastat. See ei pruugi olla kõige targem investeering.
Paljude jaoks on
lihtsaim mõelda ajas, mille jooksul investeering end ära tasub või annab
positiivse tulu. Tavaliselt valivad ettevõtted investeeringu, mis lubab kiiremat
tasuvust. Kuid see otsus ei ole mitte alati parim. Näiteks võib ka kümne aasta
peale kavandatud projekt kulud ühe aasta pärast "tagasi teenida",
kuid järgmiste aastate ootamatute kulutuste tõttu osutuda võrreldes mõne teise võimaliku lahendusega
kehvaks valikuks.
Kuna ERP ehk integreeritud
äritarkvara hõlmab äri kõike funktsioone, ning iga ettevõte on erinev, on selle tasuvusarvutus keerulisem.
Kulutusi ja
loodetud kasusid võrreldes võivad olla abiks järgmised sammud.
1. Määrake
tarkvara eeldatav
kasulik eluiga
Kulude ja tulude arvutamiseks tuleks esmalt määrata, kui kaua tarkvara soovite
kasutada.
Tarkvara areng on kiire, seega rohkem kui 10 aastat kasutusiga on ebareaalne. Pidevalt uuenevad rakendused on
märkimisväärselt madalama investeerimisriskiga.
2. Arvutage välja otsene kulu
ehk tarkvaraga kaasnev kogu omamiskulu
Kogu omamiskulu
tähendab tarkvara kasutamise
kulusid selle kogu elutsükli jooksul.
Omandamisetapp
Ressursid valikuprotsessi
jaoks (nt konsultandi kulud, töötajate kohtumised), litsentside ja riistvara
ostmiseks (ostulitsentsideks ja / või kohapealseks kasutamiseks),
juurutamiseks, liidesteks, kohandamiseks, testimiseks jne.
Kasutusfaas
Tarkvaralitsentsid,
hostimine (pilvekulud), hooldus, uuendamine, tugi, koolitus, vigade parandamine
jne.
Asendusfaas
Kulud, mis
tekivad pärast tarkvara peatamist (nt andmete migreerimine uude süsteemi)
Erinevate tarkvaralahenduste võrdlemisel saab kiiresti
selgeks, et kogu elutsükli jooksul on kasutusfaasi kulud märkimisväärsemad, kui
enamik inimesi arvab. Arvutamisel võtke arvesse ka kaudseid kulusid, mis võivad
põhjustada tootlikkuse langust, nt. seisakuid, aeglast töötlemiskiirust või kasutatavust.
3. Arvutage
välja kaudsed kulud
Siia alla lähevad
tüüpiliselt näiteks inimeste palgad, üldkulud ja hüved.
ERPi kasutusele
võttes on kasulik arvutada kõigi töötajate tunnihind. Paljud ettevõtted
lähtuvad arusaamast, et töötajad on üldkulud, millele ei leidu alternatiivi.
Sageli leidub. Igast töötajast tuleks mõelda kui mõõdetavast kulust, mille
väärtus on x eurot tunnis.
NÄIDE
Noorem spetsialist
teenib aastas 24000 eurot, millele lisandub 10% lisatasusid ja hüvesid. Töötaja
töötab 40 tundi nädalas ehk 2000 tundi aastas. Tööandja kulu on 3618 eurot
kuus. Tema tunnitasu ettevõtja jaoks on siis 22,6 eurot tunnis. Kui nüüd see
22,6 eurose tasuga töötaja kulutab 10 tundi kuus mingite andmete ja aruannete
kokku panemisele ja edastamisele, siis on selle ülesande maksumus 226 eurot
kuus. Selle põhjal on võimalik hinnata, kas selle ülesande automatiseerimine
tasuks end ära või mitte.
4. Pange kirja
võimalikud varjatud kulud
Varjatud kuludena
võiks kirja panna võimalikud eksimuste- ja turvariskid.
N: Küberrünnak
5. Pange kirja
ka mittemateriaalne kasu
Vara tootlus on
mõõdetav kasu, mida saab kvantifitseerida.
N: tarbetute
varude vähendamine, personali või tehaste parem planeerimine, vähem
tagasilükkamisi ja täiustatud tootmine.
Tehke lihtsaid
arvutusi
Näiteks:
Mida tähendaks
laoseisu vähenemine keskmiselt 20 protsenti koos tellimuste täitmise aastase
suurenemisega 20 protsenti?
Lisaks kvantifitseeritavatele
aspektidele pakub ERP-süsteem mitmeid immateriaalseid eeliseid, mis pole
rahalise kasumina hõlpsasti tuvastatavad. Ka immateriaalne kasu on oluline,
kuid seda on keerulisem arvutada. Neid (enamasti) ei kirjeldata otse rahalises
väärtuses, kuid tulemus on paranemine keskmises ja pikas perspektiivis.
N: parem
klienditeenindus, sujuv raamatupidamine, vähem vigu, selgemad äriprotsessid,
rahulolevad töötajad, juhtide väiksem stress ja andmepõhised otsused.
Kas peale neid arvutusi saab adekvaatselt
välja arvutada kulude kokkuhoiu?
Jah, teatud osa
küll.
Aga ERPi puhul
lihtsalt on väga palju rahanumbrisse mitte pandavat kasu. Ja varem või hiljem
väljendub see ka käibe ja kasumi suurenemises.
Kirjuta kommentaar