Üks osa ettevõtte juhte pöördub meie poole seetõttu, et nende praegused protsessid ja vananenud tehnoloogia on lakanud töötamast või kohe-kohe õhku lendamas. Teine osa juhte ja omanikke teavad, et olemasolevad vahendid takistavad kasvu ja edasiliikumist. Nad teavad, et peab olema parem viis asju teha, kuid nad pole kindlad, mida tulemuslikkuse parandamiseks teha.

Aga kes siis teab? 

ERPi investeeringutasuvuse arvutamist ei saa või ei tasu jätta roboti või algoritmi hooleks. See paraku oleneb alati konkreetsest ettevõttest ja juhtumist.  

ERPi kasutusele võttu tuleks vaadata pigem kui ärimuutust mitte kui IT projekti. Pigem on tegemist äriprotsesside automatiseerimisega ja tasuvusele mõtlemist tuleks alustada konkurentsieelist andva business case-i leidmisest ja defineerimisest. 

Toome mõned näited spetsiifilistest, konkreetsetele ettevõtetele kasu toonud struktuurilistest parendustest, millest teatud aspekte on võimalik, kuid mitte kõike, rahanumbritesse panna.

 

Tootluse kasv 20%

Ettevõttes Z mõjutab toorme sisseostu hind suurel määral kasumit. Samuti on ettevõttes tellimustega seoses palju eksimusi, kuna protsessid ei ole kõigi osapoolte jaoks üheselt selged. Ettevõte arvutas osade kaupa välja, kui palju aitaks Odoo aastas ja kolme aastaga kulusid kokku hoida või rohkem toota. Parem planeerimine aitas kasvatada tootlust 20%, mis tähendab 850 000 eurot suuremat käivet.

 

20 asemel 3 raamatupidajat

Tootmisettevõte haldas oma raamatupidamist paberil. Iga päev tegeles umbes 2800 tehinguga 20 töötajat. ERPi kasutuselevõtuga vähendati töötajate arvu kolmele ja üldkulusid aastas umbes 770 000 euro võrra.

 

Efektiivsemad protsessid

Teenuseid pakkuvas ettevõttes on 15 töötajat ja 127 klienti. Plaan on võtta kasutusele ERP.

Ühistes töötubades töötati välja uued müügi, klienditeeninduse ja raamatupidamise protsessid nii, et tarkvara toetaks neid protsesse töövoogude ja automatiseeritud arvehalduse abil.

Eelanalüüsi põhjal võib öelda, et see säästab aega - 105 minutit kliendi kohta kuus. Keskmise sisemise kulumääraga 45 eurot võimaldab uuendus 5 aasta jooksul kokku hoida 666 750 eurot. ERPi litsentsid ja juurutamine läheks eelanalüüsi põhjal maksma

Investeeringutasuvus ehk ROI = (600 000 – 119 000) / (119 000) = 4,04

Kui ROI on suurem kui 0, ületab määratud potentsiaal investeerimiskulud. See tähendab, et tarkvara tasub end ära 5 aastaga.

 

Värbamise asemel tarkvara

Ettevõttes L hallatakse tellimusi ja maksmata arveid käsitsi. Kui ettevõte soovib kasvada, siis peab ta palkama veel 7 täiskohaga töötajat järgmise 5 aasta jooksul. Kui võtta kasutusele ERP, siis väheneks haldamisele kuluv aeg nii palju, et uusi inimesi värvata ei tuleks.

 

Investeeringu tasuvuse saab arvutada nii:

7 x (aasta palgad/ hüved/ üldkulud) x 5 aastat

 

Ühe inimese palgakulu ettevõttele on 31 200 eur/aastas, hüved 1900 eur/aastas ja üldkulud 2800 eur/aastas. 

Kokku: 35 900

 

7 inimese aastane kulu on siis: 251 300 eurot

Viie aasta kulu: 1 256 500 eurot

 

7% rohkem müüki

Ettevõte Y ei saa müüa, kui laost on toode otsas. Odoo nõudluse prognoosi funktsionaalsus aitab ennustada hooajalist nõudluse suurenemist jms, toodete laost otsa lõppemist vältida ja tõsta müüki 7%.

 

Kliendiportaali investeeringutasuvus 9 kuud

Ettevõte T pakub muu hulgas varuosi keskmise suurusega masinate ja sõidukite tootjatele. Enne laekus faksi, e-posti või telefoni teel mitusada varuosade tellimust päevas , mille kaks töötajat pidid käsitsi majandustarkvarasse lisama. Odoo juurutamisega automatiseeriti pea kogu tellimise ja tellimuse töötlemise protsess. Paar nädalat pärast uue süsteemi juurutamist töödeldi veebiportaali kaudu juba üle 90% varuosade tellimustest. Tegemist on kliendiportaaliga, kus klient saab tellimuse otse esitada ja tellimuse olekut reaalajas jälgida. Klient tellib, laotöötaja näeb tellimuse olekut, saateleht trükitakse automaatselt ja kaup toimetatakse kohale. Kaks töötajat, kes seni olid keskendunud varuosadele, on leidnud ettevõtte sees muud tööd. Investeering tasus end ära vähem kui üheksa kuuga. Klient saab kasu ka suuremast läbipaistvusest ja kiirematest tarnetest.

 

Efektiivsem laoseisu- ja ajajuhtimine

Tööriistatootja võttis kasutusele ERP-tarkvara. Selle tulemusel lühenesid tarneajad, suurenes tarnekuupäevadest kinnipidamine, vähenesid tootmiskulud ja paranes ressursside kasutamine. Lisaks hallati varusid uue lahendusega tõhusamalt ja kapitali vähendati peaaegu 20% ilma tootmispiiranguteta. Paranes suhtlus hankijatega ehk nii ettevõtte siseste- kui väliste klientidega. Paranes laoseisu ja aja juhtimine ehk nii protsesside kui süsteemide võtmes kiirenesid oluliselt protsessid ning seoses sellega ollakse oluliselt efektiivsemad.

 

Kiiremad ja õigemad otsused ning 20% suurem kasum

Ettevõte T võttis kasutusele Odoo. Aasta aja pärast viidi läbi audit. Paranenud on informatsiooni kätte saadavus ja ettevõtte struktuuriüksuste vaheline suhtlus.

Oluliselt on vähenenud ettevõttes esinevate protseduuride, andmete sisestamise jms dubleerimine. Suurenenud on andmete terviklikkus ja usaldusväärsus.

Paranenud ja kiiremaks muutunud on otsuste vastuvõtmine. Kui andmed on õigete inimeste käes õigel ajal, on suurem tõenäosus, et võetakse vastu õige otsus. Efektiivsuse ja produktiivsuse kasv kajastub ettevõtte kasumiaruandes +20% suurema tuluna.

 

Kuidas oma business case-i leida?

Kaardistage oma peamised murekohad. Pange sissevaated lihtsate lausete kujul kirja: 

Meil on vaja parendada x ja me saame seda teha läbi y.  

Niisugused arvutused aitavad paika panna ka eelarve, mida oleks mõistlik tarkvarasse investeerida.